Nhân viên văn phòng là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc cụ thể trong phòng ban hành chính như thi hành các công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung (lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…), theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác (quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…).
Kiến thức cần có của nhân viên hành chính văn phòng
– Kiến thức về quản lý văn phòng: Nhân viên hành chính văn phòng cần phải hiểu về cách tổ chức, quản lý và điều hành một văn phòng hiệu quả.
– Kiến thức chuyên môn: Nhân viên hành chính văn phòng có thể cần phải có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực hoạt động của công ty hoặc tổ chức mà họ làm việc để có thể hỗ trợ hoạt động văn phòng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
Công việc của nhân viên hành chính văn phòng thường bao gồm các nhiệm vụ sau:
Những công việc của nhân viên văn phòng
Một số vị trí của nhân viên văn phòng như:
Nhiệm vụ chính của nhân viên trực quầy lễ tân văn phòng gồm có:
Mức lương cấp bậc thư ký, trợ lý
Theo Salaryexplorer, tại vị trí bậc thư ký, trợ lý mức lương của một nhân viên văn phòng có thể nhận được là khoảng 4 đến 13 triệu đồng/tháng. Mới mức lương cao hơn sẽ có thêm nhiều yêu cầu về kỹ năng, trình độ. kinh nghiệm tương xứng, đòi hỏi bạn phải là người biết cách sắp xếp công việc hợp lý.
Nhân viên văn phòng ở vai trò quản lý sẽ nhận được mức lương hậu hĩnh, dao động từ 15 đến 50 triệu đồng/tháng (theo Salaryexplorer). Tuy nhiên, vị trí này rất nhiều áp lực, đòi hỏi chuyên môn cao, hiểu biết sâu rộng ở mọi lĩnh vực. Ngoài ra, bạn còn phải tốt nghiệp chuyên ngành như Quản trị hành chính nhân sự, quản trị kinh doanh,… Đồng thời, phải có nhiều kinh nghiệm cũng như khả năng ngoại ngữ tốt.
Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Học Ngành Gì?
Không có một ngành học cụ thể nào là bắt buộc cho việc trở thành một nhân viên hành chính văn phòng. Tuy nhiên, nhiều công ty và tổ chức đề nghị ứng viên sở hữu bằng cấp tương đương hoặc kinh nghiệm tương đương trong lĩnh vực liên quan đến quản lý văn phòng hoặc các lĩnh vực khác như kế toán, marketing, quản lý nhân sự và quản lý dự án.
Một số ngành học có thể giúp bạn trang bị những kỹ năng và kiến thức cần thiết để làm việc như một nhân viên hành chính văn phòng bao gồm:
Ngoài ra, có rất nhiều khóa đào tạo và chứng chỉ cấp phù hợp với công việc của nhân viên hành chính văn phòng, giúp cải thiện kỹ năng mềm và các kỹ năng chuyên môn, từ đó nâng cao cơ hội nghề nghiệp của bạn trong lĩnh vực này.
Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Là Gì?
Nhân viên hành chính văn phòng (hoặc nhân viên quản trị văn phòng) được hiểu là là một nhân viên của một công ty hoặc tổ chức, chịu trách nhiệm trong việc quản lý hoạt động hành chính của văn phòng.
Các nhiệm vụ của nhân viên hành chính ăn phòng có thể bao gồm quản lý tài liệu, trả lời điện thoại, lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện và họ còn có thể tham gia vào việc thực hiện các hoạt động kế toán hoặc nhân sự.
“Nhân viên hành chính văn phòng” trong tiếng Anh được gọi là “Office Administrative Assistant” hoặc đơn giản là “Administrative Assistant”.
Xem thêm: Quản trị Hành chính văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng cần có 5 kỹ năng và tố chất này
Để trở thành một nhân viên văn phòng đạt chuẩn, chắc chắn bạn phải biết và nắm rõ những yêu cầu cơ bản đối với công việc được giao phó.
Nhân viên phòng văn là người có kỹ năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy tính, các phần mềm tin học cơ bản như Excel, Powerpoint, Word… máy in, máy scan. Ngoài ra còn có một số công cụ khác phục vụ cho quá trình thực hiện công việc.
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cực kỳ quan trọng không những đối với nhân viên văn phòng mà trong bất kỳ ngành nghề nào. Đối với nhân viên văn phòng, việc trang bị kỹ năng giao tiếp, ứng xử tốt giúp bạn có lợi thế hơn khi trao đổi công việc với đồng nghiệp, truyền đạt thông tin tốt hơn với đối tác, khách hàng công ty một cách mạch lạc và tạo thiện cảm tốt nhất.
Nhân viên văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp và ứng xử tốt
Ngoài khả năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe cũng quan trọng không kém. Điều này giúp bạn tiếp nhận thông tin cũng như các ý kiến từ đồng khác, xây dựng niềm tin và giúp người đối việc có cảm giác được tôn trọng khi tiếp xúc với bạn.
Việc lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ tập thể sẽ giúp ích cho bạn như tạo cơ hội nhìn nhận, đánh giá và sàng lọc ý kiến, nâng cao kiến thức và kinh nghiệm làm việc cho chính bản thân bạn.
Lưu ngay các mẫu cv xin việc file word phổ biến hoặc tạo ngay cho mình CV chuyên nghiệp thông qua CV Form – WowCV của VietnamWorks!
Khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt, sáng tạo đối với từng trường hợp, từng thời điểm và hoàn cảnh khác nhau. Nhân viên văn phòng khi đứng trước một vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, bạn cần tìm ra hướng giải quyết khoa học, hợp lý để giảm thiểu tối đa ảnh hưởng của nó đến hiệu quả công việc của bạn.
Đặc biệt, sự đoàn kết trong nội bộ có thể bị chia rẽ nếu bạn không biết cách giải quyết tốt vấn đề.
Với vai trò gương mặt đại diện của công ty, là người chịu trách nhiệm làm việc cho sự phát triển của doanh nghiệp. Đòi hỏi một người nhân viên văn phòng cần có sự chủ động và nhanh nhẹn trong việc xử lý thông tin, tiếp nhận, giải quyết các vấn đề phát sinh tại văn phòng.
Điều này giúp bạn được đồng nghiệp, đối tác cũng như là lãnh đạo đánh giá cao.
Trong việc lưu trữ chứng từ, in ấn và chuyển giao văn bản, đòi hỏi sự cẩn trọng cao độ của nhân viên văn phòng. Bạn là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trong công tác truyền tải thông tin khắp các phòng ban hoặc đối tác liên quan.
Vì thế, mỗi việc dù nhỏ nhất cũng cần sự tỉ mỉ từng chi tiết để hạn chế rủi ro nhầm lẫn và mất mát chứng từ.
Nhân viên hành chính văn phòng cần kỹ năng gì?
– Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên hành chính văn phòng cần có khả năng giao tiếp tốt trong cả tiếng Việt và tiếng Anh, đồng thời phải có khả năng lắng nghe, hiểu và giải thích thông tin một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
– Kỹ năng vi tính: Nhân viên hành chính văn phòng phải có kỹ năng sử dụng các phần mềm văn phòng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, v.v. Đồng thời, họ cần phải có khả năng sử dụng các công nghệ thông tin khác để quản lý và tổ chức thông tin.
– Kỹ năng quản lý thời gian: Nhân viên hành chính văn phòng phải có khả năng quản lý thời gian hiệu quả, đồng thời phải đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
– Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhân viên hành chính văn phòng phải có khả năng giải quyết các vấn đề và xử lý các tình huống khó khăn một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng.
– Kỹ năng làm việc nhóm: Nhân viên hành chính văn phòng thường làm việc với nhiều người trong công ty hoặc tổ chức, vì vậy họ cần phải có khả năng làm việc nhóm tốt, đồng thời phải có khả năng hỗ trợ và hợp tác với đồng nghiệp.
Các công cụ và phần mềm phổ biến trong công việc của nhân viên văn phòng
Để có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ và công việc của mình, nhân viên văn phòng cần phải sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ. Các công cụ và phần mềm phổ biến nhất trong công việc văn phòng bao gồm:
Trong quá trình làm việc, nhân viên văn phòng cần nắm vững các công cụ và phần mềm trên để thực hiện các nhiệm vụ và công việc hiệu quả. Ngoài ra, các bạn cần cập nhật liên tục về các công nghệ mới để nâng cao năng lực và đáp ứng tốt hơn với yêu cầu của công việc. Việc sử dụng các phần mềm này không chỉ giúp nhân viên văn phòng thực hiện công việc một cách hiệu quả mà còn giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.
Nhiệm Vụ Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
– Quản lý tài liệu và hồ sơ: Bảo đảm tài liệu và hồ sơ của công ty hoặc tổ chức được tổ chức và bảo quản đúng cách.
– Xử lý điện thoại, thư từ và email: Nhân viên hành chính văn phòng cần phải xử lý các cuộc gọi điện thoại, thư từ và email từ khách hàng hoặc đối tác, đồng thời giải quyết các yêu cầu hoặc truy vấn của họ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
– Điều phối lịch làm việc: Tổ chức các cuộc họp, sự kiện và lịch trình làm việc của các nhân viên trong công ty hoặc tổ chức, đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra đúng giờ và đầy đủ.
– Hỗ trợ các bộ phận khác: Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty như kế toán, nhân sự, marketing và quản lý dự án.
– Quản lý văn phòng: Đảm bảo rằng các thiết bị văn phòng, phần mềm và các công cụ được sử dụng trong văn phòng được bảo trì và hoạt động tốt.
– Giải quyết các vấn đề liên quan đến văn phòng: Giải quyết các vấn đề liên quan đến tổ chức và quản lý văn phòng, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của văn phòng.
Mức lương của nhân viên văn phòng
Mức lương của nhân viên văn phòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng và vị trí công việc.
Theo thống kê của Trung tâm Dự báo và Quản lý thị trường lao động (FALMI), mức lương trung bình của nhân viên văn phòng ở Việt Nam hiện nay là khoảng từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, đây chỉ là mức lương trung bình, với các vị trí quản lý hoặc có kỹ năng chuyên môn đặc biệt, mức lương có thể tăng lên rất nhiều.
Việc trở thành một nhân viên văn phòng không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên môn về công nghệ và các phần mềm văn phòng, mà còn cần các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian và giải quyết vấn đề. Ngoài ra, để phát triển trong nghề nghiệp, nhân viên văn phòng cần tiếp tục học tập và nâng cao kỹ năng của mình.
Về mức lương, thu nhập của nhân viên văn phòng thường khá ổn định và có nhiều cơ hội thăng tiến. Tuy nhiên, nó sẽ tùy thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm.
Để trở thành một nhân viên văn phòng, có nhiều chương trình đào tạo và các chứng chỉ nghề nghiệp như Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực và Kế toán. Tuy nhiên, việc học tập không chỉ giúp cho nhân viên văn phòng có nhiều kiến thức hơn mà còn giúp họ trở nên chuyên nghiệp hơn trong công việc.
Tóm lại, nghề nghiệp nhân viên văn phòng là một trong những nghề nghiệp cơ bản và quan trọng của mỗi tổ chức và doanh nghiệp. Nếu bạn có kỹ năng và tố chất phù hợp, hãy cân nhắc trở thành một nhân viên văn phòng và phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực này.
Nhân viên văn phòng là một trong những bộ phận quan trọng trong đội ngũ nhân sự của một công ty hoặc doanh nghiệp. Đây là những người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện các công tác liên quan đến hành chính nhân sự.
Nhân viên văn phòng là người chịu trách nhiệm công tác hành chính nhân sự.
Mỗi khi nhắc đến vị trí nhân viên văn phòng, có rất nhiều người nghĩ rằng đây là một công việc đơn giản, an nhàn, không mất nhiều công sức. Nhưng trên thực tế, mỗi công việc đều đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và nghề nhân viên văn phòng cũng cần đảm trách nhiều nhiệm vụ khó khăn. Ví dụ như nhân viên kế toán, nhân viên văn thư, nhân viên pháp chế, nhân viên marketing, nhân viên tổ chức sự kiện.
